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Anonyme Meldungen von Vertragsverstößen durch Beschäftigte – und was nun?

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I.

Problemstellung

Wie zahlreiche Nachrichtenportale berichteten, erreichte den Vorstand und das Präsidium des Deutschen Olympischen Sportbunds (DOSB) unlängst eine anonyme E-Mail, die in Kopie auch an den Betriebsrat des DOSB und ausgewählte Pressevertreter versandt war.
Eigenen Angaben zufolge verzichteten der oder die Urheber*innen des Schreibens, mutmaßlich Angestellte des DOSB, aus Angst vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen auf ihre/seine Namensnennung. Beklagt wird ein „Klima der Angst“, das – dem Text deutlich zu entnehmen – maßgeblich auf die Person und den Führungsstil des derzeitigen Präsidenten des Sportdachverbands Herrn Alfons Hörmann zurückzuführen sei. Den internen Richtlinien des DOSB entsprechend soll nun zunächst die Ethik-Kommission des DOSB prüfen, ob die erhobenen Vorwürfe für die Einleitung eines (Vor-)Verfahrens gegen Herrn Hörmann und andere Führungskräfte ausreichend sind. Stellt die Ethik-Kommission in einem sodann durchgeführten Hauptverfahren einen Verstoß gegen die Grundsätze einer guten Verbandsführung fest, gibt sie dem für eine Sanktionierung zuständigen Gremium eine Handlungsempfehlung. Während insbesondere Großunternehmen und Konzerne vergleichbare Richtlinien zum Umgang mit derartigen anonymen Hinweisen implementiert haben, ist dies insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht der Fall. Ein Grund mehr, den aktuellen Fall zum Anlass zu nehmen, Arbeitgebern einen kurzen Leitfaden zum Umgang mit anonymen Hinweisen an die Hand zu geben.

II.

Rechtlicher Rahmen

Bei der Meldung von Pflichtverstößen zu Lasten eigener Beschäftigter befindet sich der Arbeitgeber in einem Dilemma. Einerseits ist er dem Schutz des mutmaßlichen Opfers, andererseits aber auch dem Schutz einer – möglicherweise zu Unrecht – beschuldigten Person verpflichtet.
Die Schutzpflichten gehen zumeist auf das Arbeitsverhältnis selbst zurück, etwa in Form von Fürsorgepflichten, können sich aber auch aus dem Gesetz, insbesondere dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), ergeben. Als Adressat dieser potentiell im Widerstreit stehenden Nebenpflichten ist der Arbeitgeber einem erhöhten Haftungsrisiko ausgesetzt. Er haftet möglicherweise nicht nur dann, wenn er gar keine Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts anstellt, sondern auch, wenn er sie unzureichend durchführt oder fehlerhaft abschließt. Regelmäßig ist insbesondere Eile geboten: Ist ein Sachverhalt geeignet, eine fristlose Kündigung der beschuldigten Person zu rechtfertigen, hat der Arbeitgeber zügig Ermittlungen einzuleiten, um den Lauf der zweiwöchigen Frist zur Erklärung der Kündigung aufzuschieben. Versäumt der Arbeitgeber dies und erweist sich eine verspätet ausgesprochene außerordentliche Kündigung als rechtsunwirksam, kann sich der Arbeitgeber sowohl Ansprüchen des Opfers als auch des mutmaßlichen Täters gegenübersehen.
Angesichts dessen ist die Durchführung zügiger Ermittlungen und deren lückenlose Dokumentation im Fall des Eingangs einer anonymen Meldung eines Compliance-Verstoßes unerlässlich. Überdies besteht aus Sicht des Vertretungsorgans der Gesellschaft (nach § 43 GmbHG oder § 93 AktG) das Risiko der Haftung, wenn dieses potentiell berechtigten Meldungen von Rechtsverstößen in der eigenen Organisation nicht nachgeht oder kein taugliches Compliance-System implementiert.

III.

Empfohlenes Vorgehen

Gehen (anonyme) Meldungen ein, die auf Pflichtverstöße durch Beschäftigte hinweisen, empfiehlt sich ein an folgendem Raster orientiertes Vorgehen:

1. Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber

Es sollte versucht werden, mit dem oder den Hinweisgebern in Kontakt zu treten. Ist dies wegen der Anonymität weder direkt noch indirekt (über eine Mittelsperson) möglich, kann auf Aufrufe im Intranet, Schwarzen Brett o.ä. ausgewichen werden.
Um die Bereitschaft des Hinweisgebers zu erhöhen, weitere Angaben zu machen bzw. aus der Anonymität herauszutreten, kann Vertraulichkeit zugesichert oder eine externe Stelle (z. B. eine Rechtsanwaltskanzlei) mit der weiteren Aufklärung beauftragt und entsprechend bekannt gegeben werden.
Der Hinweisgeber sollte darüber informiert werden, dass die Ergreifung (wirksamer) arbeitsrechtlicher Maßnahmen gegen die beschuldigte Person deutlich erschwert, wenn nicht sogar unmöglich, ist, wenn einer Aufgabe der Anonymität nicht zugestimmt wird. In diesem Zusammenhang kann – je nach Schwere des Vorwurfs und des Adressatenkreises der Meldung – zulässig und sachgerecht sein, dem Hinweisgeber zuzusichern, dass gegen diesen wegen des in Rede stehenden Sachverhalts keine rechtlichen Sanktionen erfolgen werden.

2. Sachverhaltsaufklärung

Die in dem Hinweis enthaltenen Behauptungen sind auf deren Plausibilität zu überprüfen. Ergeben sich z.B. Widersprüche oder Anhaltspunkte, die auf eine gezielte Diskreditierung einer bestimmten Person hinweisen oder Zweifel an der Authentizität des Schreibens aufkommen lassen, kann dies Anlass für kritische Nachfragen oder Kontrollprüfungen (wie die Befragung weiterer Personen im Wirkungskreis der beschuldigten Person) gebieten.
Soweit direkt oder indirekt andere Personen angeführt sind, sind diese – zunächst unter Wahrung der Anonymität der beschuldigten Person – zu eigenen Wahrnehmungen befragen.

3. Anhörung der beschuldigten Person

Zur Sachverhaltsaufklärung ist auch die Person, gegen die die Vorwürfe erhoben wurden, anzuhören und Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Dabei ist der Sachverhalt so konkret wie möglich unter Benennung von Ort, Zeit und handelnden Personen vorzuhalten. .
Je nach Inhalt und Umfang der Einlassungen der beschuldigten Person sind Nachforschungen anzustellen (Überprüfung der Angaben; Rückfragen bei möglichen Zeugen etc.). Es kann angezeigt sein, die beschuldigte Person anschließend nochmals anzuhören und mit den neuen Aussagen zu konfrontieren

4. Dokumentation

Sämtliche Ermittlungsschritte, geführten Gespräche, Kontaktaufnahmen und deren Inhalte sollten detailliert und schriftlich dokumentiert werden. Darüber hinaus ist empfehlenswert, zu Beweiszwecken Gesprächsprotokolle anzufertigen und diese von den Gesprächsteilnehmern freigeben und abzeichnen zu lassen.
Die lückenlose Dokumentation ist vor allem mit Blick auf die zweiwöchige Frist zum Ausspruch einer Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 Abs. 2 BGB sinnvoll. Werden die Ermittlungen zügig und ohne längere Unterbrechungen durchgeführt, beginnt der Lauf der Ausschlussfrist erst nach dem Abschluss dieser Ermittlungen.
Schließlich dient die Dokumentation der Absicherung des Unternehmens für den Fall, dass die betroffene oder die beschuldigte Person wegen der Ergreifung sanktionierender Maßnahmen oder eines dahingehenden Unterlassens Schadenersatz- oder sonstige Ansprüche geltend machen sollte.

IV.

Fazit

Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass in seinem Betrieb keine Rechtsverstöße wie z.B. Diskriminierung, Mobbing begangen werden.
Ergreift der Arbeitgeber die hierfür erforderlichen präventiven und repressiven Maßnahmen nicht oder nur unzureichend, drohen ihm Regressansprüche. Werden Vorwürfe gegen ihn bzw. bei ihm beschäftigte Führungskräfte zudem öffentlichkeitswirksam erhoben, droht ihm ein erheblicher Imageschaden. Insbesondere bei anonymen Meldungen ist es dem Arbeitgeber jedoch erschwert, die behaupteten Missstände zu ermitteln und zu beseitigen. Werden die vorstehend grob skizzierten Maßstäbe beachtet, kann das Risiko eines weitergehenden Schadens indes minimiert werden.

Autoren dieses Beitrags

Dr. Benjamin
Ittmann

Dr. Maren
Henseler

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